Comment rendre la planification de son projet plus fun ?

Aujourd’hui, nous retrouvons Chloé et sa maison d’édition #Readings4Kids.

La semaine dernière, je vous ai raconté son histoire et sa volonté de publier une nouvelle édition jeunesse qui sensibilise grands & petits à la recrudescence des actes discriminatoires dans le milieu scolaire.

Elle a la volonté de publier une nouvelle collection Tous ensemble pour prouver son désir de faire bouger les lignes. « À bas les différences ! » scande-t-elle pour me mettre dans le moule. 

Je suis tout à fait d’accord avec Chloé, mais moi, je présente pour faire avancer ton projet : je te rappelle que pour initialiser ce nouveau projet, nous avons défini sa Charte ainsi que toutes les parties prenantes. Maintenant, nous devons passer à la phase de Planification.

Je vois Chloé tiquer… « Je sens que je vais m’ennuyer », me dit-elle… initialisation, planification… Tous ces termes ne conviennent pas à notre chère éditrice et son âme d’artiste…

Qu’est-ce que la planification ?

Bon, essayons de présenter les choses différemment. Pendant cette phase, nous allons transformer le plan initialement mis en place en mode opératoire, en « choses » concrètes. En actions, dates, chiffres, étapes, jalons.

« Le groupe de processus de planification inclut les processus permettant d’établir le périmètre total de l’effort, de définir et d’affiner les objectifs, et de développer la suite d’actions nécessaires pour atteindre ces objectifs. » 

PMBOK® guide

J’attire l’attention de Chloé sur le fait qu’il sera crucial d’impliquer toute son équipe autant que possible dans ce processus de planification. Plus cette dernière sera engagée dans les discussions et dans l’organisation à mettre en place, plus elle fera preuve d’investissement tout au long du projet.

Tout de suite, Chloé pense à organiser un brainstorming, suivi par une soirée dansante bien sûr. J’acquiesce… je n’ai pas tout à fait le choix de toute façon… On a bien parlé de rendre une planification plus fun, non ? 

Les étapes de la planification

Bon, j’essaie tout de même de rester concentrée et explique à Chloé ce que nous allons faire au cours de cette phase :

▶️  Nous allons commencer par définir le périmètre du projet. Nous allons rentrer dans le vif du sujet et comprendre le pourquoi, le comment, mais aussi la cible de cette nouvelle collection : qui seront les lecteurs visés ?

De même, nous chercherons à quantifier : de combien de livres sera constituée la collection Tous ensemble ? Seront-ils tous orientés vers la même cible ? Peut-être serait-il judicieux de viser trois tranches d’âges : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans) ? On parlera alors de mini-collections.

▶️  Nous allons planifier le projet en termes d’échéances : quel sera l’échéancier du projet ? 

Nous allons présenter toutes les activités relatives au projet avec des dates planifiées, des durées, des jalons et des ressources. Le Diagramme de GANTT permettra de mettre à plat toutes ces informations et de suivre le projet de plus près.

▶️ Nous allons déterminer les budgets. Concrètement, nous allons consolider les coûts de chacune des mini-collections prédéfinies dans le cadre du périmètre du projet, et ce pour établir une référence de base des coûts.

Ces budgets devront être approuvés par la gouvernance du projet, membre des parties prenantes du projet.

 ▶️ Nous mettrons en œuvre l’analyse quantitative et qualitative des risques : c’est à dire identifier de la façon la plus précise possible les risques inhérents au projet dans l’objectif de déceler les éventuelles actions à entreprendre en cas d’occurrence, mais aussi les quantifier en termes de coût.

Chloé me regarde d’un œil interrogateur : mais encore ? Je lui explique qu’il va s’agir dans notre cas d’identifier précisément les raisons qui empêcheraient la publication de la collection Tous ensemble ? La concurrence ? Un problème de budget ? Un problème de négociation avec l’imprimeur ? Bref, ce sont des réflexions qui incomberont principalement à l’équipe, mais que je mettrai noir sur blanc dans le Plan de Management du Projet.

▶️ Enfin, nous planifierons la gestion de la qualité : quelles seront les exigences de qualité de la nouvelle collection dans le but de satisfaire les attentes de toutes les parties prenantes ? Quels seront les critères en termes de qualité à prendre en compte qui pourront influer sur la réussite ou pas du projet ?

Chloé paraît tout de même inquiète… Un sujet la taraude. Elle m’explique que le processus semble clair pour elle, mais comment arrivera-t-elle à convaincre la gouvernance du projet ? Trop de chiffres, de termes techniques… Elle panique. 

Je rassure Chloé et l’informe que tous ces éléments seront repris dans le Plan de Management du Projet que je rédigerai. Je suis mandatée pour ça tout de même… Ce plan sera une référence au vu de passer à la phase d’exécution.

Qu’est-ce qu’un Plan de Management de Projet ?

« Les processus du groupe de processus de planification développent les composants du Plan de Management du Projet et les documents de projet utilisés pour exécuter le projet. »

PMBOK® guide

Le Plan de management du Projet sera composé de tous les points que nous venons de voir. Une « élaboration progressive », c’est-à-dire une revue fréquente du Plan de Management du Projet devra probablement être faite tout au long du projet pour prendre en compte les changements significatifs pouvant avoir lieu tout au long de son cycle de vie.  

Chloé semble approuver. Elle paraît surtout impatiente ! Elle songe déjà au titre du premier livre de la collection : tous pareils ! Qu’en penses-tu, me dit-elle ?

Ce que j’en pense ? J’adore ❣️