Comment piloter un projet 🛫

L’étau se resserre… Maintenant, plus d’un tiers de la population mondiale est appelée à se confiner.

Nous sommes face à une épidémie planétaire. Personne n’est prêt. Nous nous sentons infiniment petits, totalement démunis.

En revanche, la consigne est claire : de la patience et de la prudence.

Nous avons décidé Chloé et moi de ne pas nous arrêter. De continuer. De continuer à poursuivre son rêve : Publier la nouvelle collection jeunesse Tous ensemble ! dont voici le lancement.

Mais en prenant les mesures nécessaires. En respectant les directives.

Avec Chloé, après une phase d’incertitude pendant laquelle nous étions passablement déstabilisées, nous sommes actuellement sur la même longueur d’onde :

⭕ #teletravail pour tout le monde 🏡

⭕ Le plan de continuité d’activité de #Readings4Kids a été enclenché.

⭕ Une cellule psychologique a été mise en place par le groupe de maisons d’édition auquel appartient #Readings4kids.

⭕ Et nous nous efforçons de continuer nos actions autour de la nouvelle collection Tout Ensemble ! tout en nous adaptant.

Beaucoup de sang-froid, pas mal d’empathie et un zeste de folie (à petite dose tout de même…) et nous arriverons à mener à bon port notre projet. Quelle que soit l’échéance. Notre objectif reste notre santé, celle de nos proches et celle de tous les collaborateurs de #Readings4Kids.

Nous ne baisserons pas les bras 💪

Je continue mes obligations professionnelles de chez moi et demeure en contact permanent avec mes clients. Avec Chloé, dans le cadre de ma mission de rédaction de la documentation technique ainsi que la consolidation des reportings autour du projet, nous nous remettons au travail.

Nous allons maintenant mettre en place les bases d’un processus crucial dans le cadre de tout projet : celui de la maîtrise, dixit PMBOK® guide.

Maîtriser un projet, vous dites ?

Toujours selon le PMBOK® guide :

« Maîtriser le projet est le processus qui consiste à suivre, passer en revue et communiquer l’avancement global par rapport aux objectifs de performance définis dans le plan de management du projet. »

PMBOK® guide

Le rôle de ce processus est crucial dans un projet : c’est celui de garantir une surveillance tout au long de son cycle de vie.

L’objectif est de pouvoir répondre à tout aléa et atténuer tout problème potentiel :

🔹 En mettant à jour, si nécessaire, le Plan de Management de Projet, l’un des documents phares du process global. 

🔹 En modifiant et ajustant les activités de l’équipe projet et si besoin les interventions des parties prenantes.

🔹 En donnant des réponses concrètes et réalisables.

Quels sont les différents processus autour du pilotage d’un projet ?

Contrairement aux autres processus précédemment décrits dans mes articles, à savoir Comment rendre la planification de son projet plus fun et Comment donner vie à un plan d’action, le processus de maîtrise s’étale tout au long du projet.

Il est là pour s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre la planification et l’exécution, pour suivre, réviser et ajuster si nécessaire. Il suit la performance de réalisation de tous les sujets : le périmètre du projet, la gestion des risques, la communication…

Concernant la nouvelle collection, Tous ensemble, nous aurons à gérer en priorité les modifications au niveau de la maîtrise de l’échéancier.

Oui, plein dans le mille 🎯 Nous devons revoir l’échéancier du projet. C’est la priorité.

En revanche, les semaines à venir sont si incertaines que nous convenons de faire des points hebdomadaires concernant ce sujet spécifiquement.

D’ailleurs, l’autre question qui va se poser est celle de savoir si les trois « mini-collections » seront maintenues. Le périmètre ! Vu le contexte actuel, il serait peut-être opportun de réévaluer le nombre de livres à éditer ?

Il faudra aussi veiller à ce que le thème phare de la collection, à savoir le réveil des consciences aux problèmes de discrimination, soit bien adapté aux préoccupations actuelles de notre population cible, les trois tranches d’âges suivantes : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans). Ces enfants et adolescents sont passés par des moments d’incertitude, anxiogènes pour certains. Tout ceci devra être pris en compte dans les contenus.

En un mot, le périmètre doit être reconsidéré en fonction des données actuelles qui sont bien différentes de celles avec lesquelles le projet a été lancé.

En matière de maîtrise des coûts, il ne faut pas oublier que les capacités financières de #Readings4Kids ne seront pas tout à fait les mêmes dans les semaines, voire les mois à venir.

En effet, les collections actuelles sont impactées. La quasi-totalité des manifestations professionnelles ou grand public a été annulée. Les prévisions sont à revoir ; des décisions devront être prises très bientôt dans ce sens.

Et vos approvisionnements Chloé ? Comme une grande partie des maisons d’édition spécialisées en littérature jeunesse, #Readings4Kids faisait imprimer ses ouvrages en Chine.

Les imprimeurs chinois sont en effet connus pour leur savoir-faire notamment pour les livres de type Pop-up qui sont spécialement appréciés chez cette maison d’édition.

Dès la fin du mois de décembre, les commandes en Chine ont été annulées et l’éditrice s’est retournée vers le marché local. Or, actuellement, c’est en Europe que la crise est à son summum. Un retour vers le fournisseur chinois devra-t-il être envisagé ?

Oui, je sais Chloé, je te pose beaucoup trop de questions… Mais nous n’avons pas le choix. Une revue de tous ces sujets est prioritaire. Le Plan de Management de Projet est à revoir dans sa globalité.

Tu dois aussi maintenant te référer aux parties prenantes du projet. Tu te dois de maîtriser leur engagement et adapter tes stratégies et tes plans avec leur complète adhésion. 

Les besoins en information, surtout en période de crise, sont cruciaux. La maîtrise de tes communications fait aussi partie de tes prérogatives.

Et bien évidemment, maîtriser tes ressources. L’équipe projet doit se sentir soutenue. Ta présence auprès d’eux doit être rassurante, sécurisante.

Et maintenant ?

Car, oui, nous devons continuer à travailler, mais nous devons aussi trouver le moment pour souffler, pour nous interroger. 

Oui, c’est le moment de faire un arrêt sur image. Qu’est-ce qui n’a pas marché ? Est-ce que cette pandémie ne serait pas là pour nous obliger à nous interroger par rapport à notre quête du chiffre, notre obsession de l’excellence, nos business plans… 

Quelles sont nos priorités ?

Un retour à l’équilibre entre notre vie professionnelle et notre vie privée ?

Un retour à la nature ? 🏕️🌻

Un retour aux relations humaines avec nos voisins, nos proches ?

Un simple sourire ?

Je laisse Chloé scotchée. Elle a besoin tout d’un coup de méditer… 🧘

À la semaine prochaine. Prenez soin de vous !