Comment clore un projet en beauté ?

J’ai le sentiment que nous commençons à nous y faire, à ce confinement. Que nous nous adaptons tous, grands et petits à cette nouvelle tranche de vie entre parenthèses.  

Car, oui, nous nous devons de respecter le corps médical qui est sur le front 👨‍⚕️ 👩‍⚕️

Des milliers d’aides-soignants, d’infirmiers et infirmières, de médecins combattent nuit et jour ce fléau.

Que tous leurs sacrifices ne soient pas vains !

Et, oui, beaucoup d’entre nous sont obligés de sortir :

▶️ Pour que l’autre majorité puisse se nourrir, se soigner, s’occuper pendant ces heures de confinement.

Même si je ne pense pas me tromper en affirmant que les parents actuellement confinés, qu’ils soient en #teletravail ou pas, aimeraient bien pouvoir s’ennuyer…

▶️ Pour que l’économie ne s’arrête pas ; pour que demain, nous puissions continuer à vivre ; mais différemment. Car, oui, nous sortirons tous différents de cette pandémie. Chacun se devra de faire le point, nos priorités ne seront plus les mêmes.

Quant à nous, Chloé et moi, nous avons la possibilité de continuer à travailler de chez nous, ainsi que toute l’équipe de #Reading4Kids.

Et malgré #covid19, la jeune éditrice a décidé de continuer à batailler pour arriver à ses fins : publier la collection Tous Ensemble ! pour un monde meilleur. Pour une terre où prônent la tolérance, la solidarité et l’intelligence du cœur.

Précédemment, je vous ai raconté l’histoire de Chloé, notre éditrice pétillante et sa volonté de publier une nouvelle édition Jeunesse qui sensibilise grands & petits à la recrudescence des actes discriminatoires dans le milieu scolaire.

Lors des prémices de cette épidémie planétaire en Europe occidentale, nous étions en pleine phase de lancement du projet : comment lancer un nouveau projet ? ; ensuite, sa planification : Comment planifier un projet avec une touche de fun ?

Les deux autres phases, à savoir Comment donner vie à un plan d’action ? et Comment piloter un projet ? ont été réalisées en #teletravail.

Plan de gestion des changements

Par le plan de gestion des changements, nous avons réajusté notre Plan de Management de Projet :

⭕ Nous avons revu l’échéancier du projet : la date butoir de publication de la collection a été reportée. Au vu du manque de visibilité, des points hebdomadaires pour d’éventuels ajustements seront nécessaires.  

⭕ Nous avons reconsidéré le périmètre du projet : concrètement, le nombre de livres par mini-collection sera réduit. De même, le thème phare de la collection a été adapté aux préoccupations actuelles de notre population cible, les trois tranches d’âges suivantes : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans).

⭕ Le budget affecté à la nouvelle collection a été vu à la baisse.

⭕ Un plan de communication vers toutes les parties prenantes interagissant autour du projet a été mis en place : il est crucial que l’équipe, la gouvernance ainsi que les prestataires de services soient informés régulièrement quant à l’état d’avancement de nos travaux.

Et aujourd’hui, dans le cadre de notre call quasi quotidien via l’application Zoom, j’explique à Chloé en quoi va consister la phase de clôture de son projet.

La clôture d’un projet

Selon le PMBOK® guide : 

« Le groupe de processus de clôture comprend le(s) processus permettant de réaliser ou de clore formellement un projet, une phase ou un contrat. Ce groupe de processus vérifie que les processus définis sont achevés pour tous les groupes de processus, afin de clore le projet ou une phase du projet, selon le cas, et établit formellement la fin du projet ou de la phase. L’intérêt principal de ce groupe de processus est que les phases, projets et contrats sont clôturés de manière appropriée.

… Ce groupe de processus peut également gérer la clôture anticipée du projet, par exemple des projets avortés ou annulés. »

PMBOK® guide

Je sens que Chloé est au bord des larmes…

Mais ne t’inquiète pas Chloé, pour le moment, il n’y a aucune raison pour que ton projet soit annulé ou avorté. Nous allons tenir bon 💪

Et concrètement, me dit-elle un peu plus rassurée, que se passera-t-il lorsque nous allons officiellement clôturer le projet ?

Dans tout projet, les phases d’achèvement sont les suivantes :

⭕ En premier lieu, la livraison doit être matérialisée par un procès-verbal ou tout autre document « officiel » défini dans le Plan de Management de Projet en amont du projet.

Nous allons veiller à ce que les fins de prestations avec chacun de nos fournisseurs soient bien conformes aux contrats préalablement établis.  

⭕ Toutes les activités autour du projet devront être achevées.

⭕ Nous allons nous assurer que le client a accepté tous les livrables. 

⭕ Tous les documents devront être archivés : le référentiel documentaire du projet doit être conservé après avoir été mis à jour en fonction des dernières évolutions.

Chloé, la dernière version de Plan de Management de Projet, les PV des réunions ayant eu lieu avec la gouvernance du projet, le graphiste, ton imprimeur… tout devra être conservé et archivé.   

⭕ Toutes les questions en suspens doivent être clôturées/résolues : il n’y a rien de plus dur que de devoir revenir sur un sujet quelques semaines, voire quelques mois après l’achèvement du projet où les intervenants auront probablement changé, les contraintes différentes…

⭕ Les ressources organisationnelles seront libérées afin de mener d’autres réalisations : il est important de « marquer » la fin du projet et que les équipes passent à une prochaine collection. C’est aussi l’occasion de faire le point sur ce qui a bien marché et ce qui a moins bien fonctionné.

Via Zoom, je vois le regard plein de malice de Chloé : on pourra alors organiser un apéritif dînatoire ? Ce sera l’occasion aussi de fêter la fin du confinement peut-être ?

Les yeux de Chloé brillent 🤩

Malheureusement, nous n’y sommes pas encore et j’ai comme le sentiment que cela va prendre du temps…

Mais ce n’est pas une raison pour baisser les bras.

Eh oui, Sinda, je me ferai un plaisir de t’offrir les livres de notre nouvelle collection. Tes enfants seront contents, hein ?

Oui, Chloé, je suis certaine qu’ils vont adorer 📚🎈