Le référentiel documentaire au cœur des projets

Nous revoici 🤗 Chloé est enfin de retour et fin prête pour relancer son projet de publication d’une nouvelle collection de livres jeunesse Tous ensemble !

Pour rappel, la résolution de Chloé, notre jeune éditrice pleine de malice, que nous avons découverte dans Comment lancer un nouveau projet, est de faire paraître une collection où l’on met l’accent sur la diversité, le partage et l’acceptation des personnes différentes dans le milieu scolaire. C’est un sujet qui lui tient particulièrement à cœur et malgré les événements récents liés au #covid19, elle compte continuer l’aventure.  

Pendant ces dernières semaines, les priorités de sa maison d’édition #Reading4Kids ont été orientées vers son équipe : Le #teletravail a certes été la bouée de sauvetage durant cette période de confinement, il n’empêche qu’il n’est pas à prendre à la légère.

Il ne suffit pas que les équipes soient bien outillées. C’est une nouvelle machine à huiler, de nouvelles habitudes à organiser. Une grande écoute.

Le télétravail chez #Reading4Kids

Chloé a veillé très rapidement à prendre les mesures suivantes : 

⭕ Elle a donné à son équipe le temps de s’acclimater à ce nouveau mode de travail. Au bout de quelques jours, une routine s’est petit à petit mise en place et c’est à partir de là que l’activité a pu reprendre plus sérieusement.

⭕ Elle a identifié les profils réfractaires : certains collaborateurs ont eu plus de difficultés que d’autres à travailler à distance, à gérer les enfants à la maison…

Entre autres, Damien, son graphiste, pourtant jeune célibataire et sans contraintes familiales majeures, a exprimé dès les premiers jours de la réticence à télétravailler.

Très indépendant dans sa façon d’œuvrer, Damien avait le sentiment d’être épié pendant ce confinement 👀… Trop de calls, trop de comptes-rendus… Chloé et lui ont mis à plat le sujet et essayé d’arriver à un compromis, sans que cela ternisse le travail de groupe. Plus de liberté d’action pour Damien et moins de visioconférences…

Ce confinement rapproche les gens en fin de compte… Ils ont plus le temps de discuter, la distance physique permet de crever certains abcès… Voici des effets inattendus du #covid19 🦠

⭕ Chloé a mis en place un rendez-vous hebdomadaire en visioconférence : pendant cette entrevue virtuelle, elle a fait un petit rappel des actions entreprises pendant les semaines précédentes : les victoires, les défis relevés, les axes d’amélioration pour la période à venir… Renforcer le sentiment d’appartenance, la présence constante du management ont été les maîtres mots à chaque réunion.

⭕ La période d’après confinement a été discutée en groupe : brainstorming, résumé des mesures gouvernementales… Un médecin de travail a même été convié à l’une des réunions. Les décisions ont été prises de façon collégiale et la mise en place démarre le lundi 11 mai.

Rassurée, Chloé est donc aujourd’hui plus disponible pour sa nouvelle collection Tous ensemble !

Je lui rappelle qu’après avoir fait le point sur les différentes phases d’un projet, à savoir le lancement, la planification, l’exécution, le pilotage et enfin la clôture, et ce en nous rapportant au PMBOK® guide, nous allons maintenant passer en revue de référentiel documentaire.

Quézako ? La répartie de Chloé m’avait manqué 😅

Qu’est-ce qu’un référentiel documentaire ?

Le référentiel documentaire est une source unique au sein d’une structure où l’ensemble des collaborateurs ira puiser les documents nécessaires au déroulement de l’activité ou d’un projet, et ce avec une certitude quant à l’exhaustivité, la conformité et l’applicabilité des écrits en question.

Il doit être accessible à tous en fonction des rôles et des droits accordés.

Oui, en fonction des rôles, car il serait contre-productif que les équipes soient submergées par un trop-plein d’informations.

Et oui, en fonction des droits accordés à chacun, car la confidentialité demeure toujours de mise pour les sujets sensibles.

Pour ce, il va falloir veiller à :

⭕ Assurer une rédaction conforme aux règles du métier. Bien évidemment, les supports devront être exempts de toutes erreurs ou coquilles et la charte graphique de #Reading4Kids devra aussi être respectée.

⭕ Maintenir à jour les documents en fonction des évolutions, des dernières avancées technologiques ainsi que des interventions et remarques des utilisateurs.

⭕ Garantir en interne un système de validation des évolutions et interventions en question par les personnes habilitées. 

⭕ Si les documents sont diffusés en externe, pour le compte d’un client par exemple, prendre en compte ses commentaires, obtenir sa validation et les maintenir à jour. La traçabilité est un élément clé à ce stade.

Chloé, est-ce que tu arrives maintenant à mieux saisir le principe d’un référentiel documentaire ? Est-ce clair ?

Comme de l’eau de roche 🌊

Quels seront les composants du référentiel documentaire de #Readings4Kids ?

Lors de mes dernières interventions, nous avons parlé de différents supports qui nous ont aidées à évoluer tout au long de nos réflexions :

▶️ Pendant la phase du lancement, nous avons parlé rapidement de la charte d’un projet qui officialise le démarrage d’une nouvelle mission, d’une activité…

 

▶️ Lors de l’exécution du projet, nous avons survolé la notion de Documentation des exigences. Nous y reviendrons plus en détail très bientôt.

Dans le cadre de ton nouveau référentiel documentaire, j’aimerais qu’on parle aussi des supports suivants, qui me paraissent indispensables pour avoir une image plus complète du process :

▶️ Le cahier des charges

▶️ Le Plan d’assurance qualité 

▶️ Les modes opératoires

▶️ Les manuels de formation

Toute cette documentation devra être accessible à tous dans un espace collaboratif. Plusieurs outils sont actuellement disponibles sur le marché. Mais certains, gratuits, te permettront de démarrer sereinement tant que tu es sur un nombre restreint de documents et de collaborateurs. 

Ainsi, tu disposeras d’un référentiel documentaire complet que tu pourras utiliser à nouveau pour n’importe lequel de tes projets.

Et je pourrai donc lancer une nouvelle branche de #Reading4Kids ? Tu sais, j’aimerais que notre maison d’édition s’implémente dans des pays francophones en Afrique… J’ai envie d’offrir aux enfants des livres qui leur ressemblent, qui leur parlent, qui parlent de leur vie à eux, de leur quotidien !

C’est un grand projet, hein ? Je trouve Chloé que c’est une très bonne idée 🤩

Et tous les supports donc tu me parles, le référentiel documentaire ? Ça pourra m’aider ?

Oui, Chloé, bien évidemment, tout ce qu’on va mettre en place dans ton référentiel documentaire pourra être utilisé pour n’importe quel type de projet, même une simple fête de fin d’année !

Ou une super méga fête pour célébrer ma nouvelle collection ?

Je souris. Oui, Chloé, même pour une super méga fête 🎈 Attendons tout de même de dépasser cette crise…