Pourquoi une charte de projet ?

Élément clé du référentiel documentaire, la charte de projet permet d’amorcer sereinement toute nouvelle initiative au sein d’une organisation.

« Élaborer la charte du projet est le processus consistant à développer un document qui autorise formellement l’existence d’un projet et donne autorité au chef de projet pour affecter des ressources de l’organisation aux activités de ce projet. » PMBOK® Guide

Ce document est l’acte de naissance d’un projet qui officialise son existence et lui donne les ailes pour s’envoler.

Il est rédigé lors de la phase d’initialisation. Sous une forme réduite, il pourra être appelé « Fiche de définition de projet ».

Contrairement à un cahier des charges fonctionnel, qui répond à la question « Pourquoi ? », une charte répond à la question « Comment ? ».

Pourquoi une charte de projet ?

Une charte de projet permet d’identifier les résultats attendus, l’impact que l’on vise et les ressources nécessaires.

Elle appuie le processus de prise de décision. Tel un contrat, elle est le moyen de déterminer le rôle de toutes les parties prenantes et par la même occasion, elle est un outil de communication.

Quel est le contenu de la charte de projet ?

La charte permet d’avoir une vue d’ensemble sur un projet : elle établit sa direction, son organisation et sa mise en œuvre. Mais quel est son contenu ?

• L’objet : spécifier la portée du projet.
• Les objectifs : ils doivent être chiffrés et les critères associés clairement définis.
• Le risque global : cette section permet d’effectuer une évaluation rapide des risques relatifs au projet.
• Un échéancier avec les principaux jalons : nous listons de façon précise les différents jalons du projet avec les livrables, le résultat attendu et les collaborateurs affectés.
• Le budget à allouer au projet : il s’agit d’un résumé de l’ensemble des estimations des coûts pour toutes les ressources – humaines, matérielles et financières – qui sont nécessaires pour élaborer l’ensemble des produits livrables préalablement identifiés.
• Les produits livrables : nous listons les principaux produits livrables qui doivent être fournis dans le cadre du projet en vue d’atteindre les objectifs fixés. Et ici, j’entends aussi les livrables à produire en interne.
• La liste des principaux intervenants & leurs rôles et responsabilités. Les différents comités agissant autour du projet sont identifiés.
• Les critères de réussite du projet
• Les critères de clôture du projet

Pourquoi un Plan d’assurance qualité ?

Le Plan d’assurance qualité, mais aussi le Plan de Gestion de la Qualité (Quality Management Plan), tel que désigné par le PMBOK® Guide, est défini par ce dernier de la manière suivante :

« Le plan de gestion de la qualité est une composante du plan de management du projet qui décrit la manière dont les directives, les procédures et les politiques applicables seront appliquées pour atteindre les objectifs relatifs à la qualité. Il détaille également les activités et les ressources nécessaires à l’équipe de management de projet pour atteindre ces objectifs de qualité fixés pour le projet. »

Le Plan d’assurance qualité est amené à être actualisé au cours du cycle de vie du projet. Il s’agit d’un cadre organisationnel destiné à l’ensemble des parties prenantes comme référent dans l’objectif de soutenir de façon permanente la gestion de la qualité.

Il permet de décrire :

• Les dispositions générales sur le fonctionnement du projet et plus spécifiquement :
  • Sa structure,
  • Sa documentation,
  • Son cycle de vie,
  • Les responsabilités et organisation du projet,
  • Les attributions des comités gravitant autour du projet (comités de pilotages, comité de projet…),
  • Les descriptions des phases du projet,
  • La méthodologie de conduite du projet…
• Les dispositions particulières pour réceptionner les livrables tout au long du cycle de vie de la mission.

Pourquoi un cahier des charges fonctionnel ?

Un projet correspond à un besoin de changement exprimé par une organisation. Une idée, une intention, une volonté de changement se transforment en un véritable projet.

Prenons pour exemple le projet de déploiement d’un nouvel ERP. Ce projet stratégique va mobiliser aussi bien des ressources humaines que matérielles.

Pour répondre à ce besoin, différents intervenants interagissent et proposent des solutions. La rédaction du cahier des charges fonctionnel est l’une des étapes fondamentales dans ce processus de changement.

Il n’y a pas de modèle unique pour un cahier des charges fonctionnel, mais, selon les spécificités des métiers, selon le type de besoin exprimé, plusieurs versions peuvent exister.

L’atout d’un rédacteur technique est qu’il va avoir les compétences nécessaires pour adapter son contenu au contexte de VOTRE projet.

Contrairement à la charte d’un projet qui répond à la question « Comment ? », un cahier des charges fonctionnel a pour mission de répondre à la question « Pourquoi ? ».

Les prestataires que vous avez sélectionnés se reposent sur ce document pour vous proposer la solution la plus adaptée à votre besoin.

Voici un modèle générique de cahier des charges fonctionnel constitué des éléments suivants :

• Le périmètre du projet : Qui est l’équipe de rédaction de ce document technique ? Quelles sont ses différentes versions ? Quelles sont les validations et les autorisations nécessaires pour cet élément fondamental de votre référentiel documentaire ? On parle alors de gestion du document.
• Le cadrage : Quel est le contexte de ce nouveau projet ? Un état des lieux est effectué au cours duquel l’expérience acquise lors de vos projets antérieurs est étudiée : ce qui a fonctionné et ce qui en revanche a moins bien marché.
• Le besoin : L’expression détaillée du besoin décrit précédemment est l’élément phare du cahier des charges fonctionnel. Il s’agit d’effectuer :
  • L’inventaire des phases du cycle de vie du projet ainsi que la revue de son environnement.
  • La liste des fonctions et services attendus dans chacune des phases du cycle de vie.
  • La caractérisation de chaque fonction tout en indiquant son importance.
• Recueil des informations complémentaires : Ce sont les éléments qui n’ont pas pu être définis en tant que fonctions, notamment les contraintes budgétaires ou les celles de planification.