Comment donner vie à un plan d’action 📝

Nous allons maintenant parler de l’exécution d’un plan d’action préalablement établi.

Rappelez-vous, la semaine dernière, dans mon article Comment rendre la planification de son projet plus fun ?, nous avions aidé Chloé à programmer son projet.

En effet, notre éditrice, avec son caractère bien trempé, a la volonté de publier une nouvelle collection Tous ensemble.

Cette nouvelle collection de livres jeunesse a pour espoir de réveiller les consciences quant aux problèmes actuels de discrimination. Tous types de discrimination confondus.

Son objectif est de sensibiliser les enfants. Elle n’arrive pas à accepter le monde dans lequel nous vivons, où les différences font peur et les préjugés prolifèrent.

La nouvelle collection Tous ensemble va viser les trois tranches d’âges : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans). Pour le moment, l’objectif est d’éditer une dizaine de livres par mini-collection. 

Mais aujourd’hui, stupeur, le Coronavirus 🦠

Chloé est sous le choc. Elle ne veut pas y croire ! Une pandémie !! En 2020 !

Je suis moi aussi effarée. Hier, de nouvelles mesures ont été mises en place dans chacun de nos pays. L’Union européenne ferme ses frontières. Les vols sont annulés par centaines. Les familles n’ont plus le choix que de se confiner chez elles. Malheureusement nous devons isoler nos aînés, les plus fragiles face à cette maladie.

En écrivant ces phrases, je n’arrive pas à y croire. Nous relisons tous La Peste d’Albert Camus.

Mais aujourd’hui, nous y sommes. Et nous devons tous être SOLIDAIRES. Nous devons penser à notre communauté.

Comme tout le monde, nous allons prendre toutes les mesures de sécurité demandées par les autorités. Nous allons penser à nos aînés, à nos proches, nous allons penser COLLECTIF.

Chloé a les larmes aux yeux. Même si je ne les vois pas, confinement oblige, je les sens arriver, ses larmes. À flots. Chloé pense à ses parents. Chloé pense à son bébé. Chloé pense à sa nouvelle collection. Tout s’effondre…

Non Chloé. Non. Nous allons raison garder !

Comme tout le monde, nous allons travailler de chez nous. Le pays va probablement bientôt être en arrêt. Il sera donc matériellement impossible d’éditer une nouvelle collection – mais notre projet sera reporté, et sûrement pas annulé.

Chloé, nous devons avancer ! À un rythme beaucoup plus lent que nous le pensions, mais ce n’est pas grave. Nous y arriverons !

Nous allons donc passer à la phase d’exécution de notre projet : nous allons donner vie à notre Plan de Management du Projet. Nous allons donner vie à Tous ensemble !

Qu’est-ce qu’une phase d’exécution dans un Project Management Process ?

« Le groupe de processus d’exécution inclut les processus permettant de réaliser le travail défini dans le Plan de Management du Projet pour satisfaire aux exigences du projet… L’intérêt principal de ce groupe de processus est que le travail requis pour satisfaire aux exigences et aux objectifs du projet est réalisé conformément au plan. »

PMBOK® guide

Je rappelle à Chloé notre objectif : tout en respectant le budget alloué, nous allons pendant cette phase coordonner l’ensemble des parties prenantes pour donner vie au plan établi pendant la planification.

Le chef de projet est, pendant cette phase d’exécution, le chef d’orchestre. Il doit se conformer au plan et doit respecter le budget.

En revanche, le PMBOK® guide prévoit la gestion de demandes de changement qui seront soumises à l’ensemble des parties prenantes et à la gouvernance du projet lorsque le besoin se fait ressentir. Par expérience, cela est vraiment nécessaire à partir du moment que le budget est dépassé ou que les délais ne seront pas respectés.

Clairement, aujourd’hui, avec #covid19, une demande de changement devra être initialisée et soumise au plus tôt aux différents comités du projet.

Quelles sont les phases d’exécution d’un projet ?

▶️ Diriger et gérer le travail du projet 

Cela consiste à réaliser le Plan de Management du Projet et à appliquer les changements approuvés pour atteindre les objectifs du plan. Une mise à jour des documents du projet (dont la documentation des exigences) devra être effectuée au fur et à mesure des avancements pour prendre en compte ces changements. 

▶️ Obtenir les ressources 

Notre chef du projet veillera tout au long du processus à recruter les membres de l’équipe dont il a besoin. De même, il s’assurera que l’infrastructure, les équipements, le matériel, les fournitures et toutes les autres ressources nécessaires à la bonne réalisation des travaux sont disponibles.

▶️ Développer et gérer l’équipe 

Dans l’objectif d’améliorer la performance de l’équipe – et donc du projet -, le chef de projet s’appliquera à maintenir la formation de ses membres, le développement des soft skills nécessaires, l’interaction, la cohésion et l’esprit d’équipe.

De même, il s’assurera qu’il dispose de tous les moyens pour le bon suivi de la performance des membres de l’équipe.   

▶️ Gérer les Communications 

Selon le PMBOK® guide, cela consiste à :

« … assurer, de manière appropriée et en temps utile, la collecte, la création, la distribution, le stockage, la recherche, la gestion, la maîtrise et la mise à disposition finale des informations du projet. » 

PMBOK® guide

En un mot, c’est garantir un flux d’information fluide (serait-ce un pléonasme, me dis-je tout d’un coup ?) entre l’équipe projet et les autres parties prenantes. 

▶️ Appliquer les réponses aux risques 

En amont du processus, un plan de réponses aux risques a été établi. Pendant cette phase d’exécution, nous nous assurerons que ce plan a bien été respecté.

C’est-à-dire ? s’interroge Chloé. Cela veut dire que les plans de réponses aux risques préalablement identifiés seront exécutés lors de leur occurrence. Mais encore ? Chloé, cela veut tout bêtement dire que dans notre plan de réponses aux risques, nous avions dit que notre projet serait reporté ou annulé en cas de risques majeurs. Eh bien aujourd’hui nous y sommes. Chloé ne sait quoi dire…

▶️ Procéder aux approvisionnements 

Nous allons concrètement obtenir les réponses des différents imprimeurs, en sélectionner un et appliquer les accords juridiques nécessaires.

▶️ Gérer l’engagement des parties prenantes 

Le chef de projet, dans un souci d’adhésion au groupe et dans l’objectif d’accroître le soutien des parties prenantes et de minimiser leur résistance, veillera à mettre en place un plan de communication efficace avec elles.

Mais au fait, qui sont les parties prenantes dans notre projet ? Tu n’arrêtes pas de m’en parler, mais concrètement, qui sont-ils ?

Chloé, nous en avons déjà parlé dans Comment lancer un nouveau projet ? Les parties prenantes sont en effet « les personnes, les groupes ou les organisations susceptibles d’affecter ou d’être affectés par le projet. » PMBOK® guide. Et donc, concrètement, nous avons :

⭕ La gouvernance du projet : les actionnaires de la maison d’édition #Readings4Kids 

⭕ Les auteurs

⭕ Les graphistes

⭕ Le comité de lecture

⭕  Le service technique de la maison d’édition qui comprend ton service de conception graphique (mise en page et maquette) et ton service de correction/relecture 

⭕ Le service de diffusion et distribution des livres

J’espère n’avoir oublié personne…

Voilà. Maintenant, il n’y a plus qu’à…

Mais après ce #covid19. Car il y aura un après ! Nous devons rester optimistes et solidaires 👩‍👩‍👧‍👦

Maintenant, tous au travail. Chacun selon ses moyens, chacun selon ses capacités. Agissons, bougeons, prenons des initiatives.

Mais de chez nous, dans la mesure du possible 🏘️