Le diagramme de GANTT : Pour un suivi de projet Gantté

Ce matin, ma chère Chloé déboule dans mon bureau comme une furie.

Tout d’abord, oui, j’ai réintégré mon bureau. Même si le #télétravail me convient tout à fait, quelques passages à l’agence sont toujours les bienvenus maintenant que nous sommes en phase de déconfinement. Retour à la vie sociale.

Quant à Chloé, elle surgit dans mon antre pas contente du tout. Qu’est-ce qu’il se passe ?

Je suis perdue. Je rentre d’un week-end prolongé et je ne m’y retrouve plus… Où en suis-je dans mon projet ?

Chloé, calme-toi ! As-tu consulté ton diagramme de GANTT ce matin ?

Diagramme de GANTT ? Qui est GANTT ??

Oh là… Bon, heureusement que Jules, le chef de projet, maîtrise la situation… Tu ne te souviens pas, nous en avions parlé précédemment dans l’indispensable charte de projet ? Nous l’avons finalisé Jules et moi depuis la fin du mois de mai et tout y est clairement explicité : les tâches, les jalons, les dates, les affectations…

Oui, c’est vrai. J’avoue, je m’en souviens maintenant. En revanche, le détail…

Bon, j’ai compris.

Élément indispensable de ton référentiel documentaire, le diagramme de GANTT est aujourd’hui le sujet de notre rubrique. Et surtout, nous allons découvrir qui est ce fameux GANTT ?

Ouf !

➖ Qu’est-ce qu’un diagramme de GANTT ? 

Revenons donc à nos fondamentaux et au PMBOK® guide, mon compagnon en gestion de projets. Que dit-il de ce graphique ?

« Diagramme de Gantt ou Gantt Chart : Graphique à barres des données de l’échéancier dans lequel :

– Les activités sont présentées sur l’axe des ordonnées

– Les dates sont indiquées sur l’axe des abscisses

– Les durées sont représentées sous forme de barres horizontales placées en fonction des dates de début et de fin correspondantes. »

PMBOK® guide

Et d’ailleurs, le PMBOK® guide l’appelle plus souvent graphique à barres. Un peu plus explicite, non ? Qu’en penses-tu ?

Quant à la signification de GANTT, on se réfère à Henry Laurence Gantt (1861-1919) qui est un Américain, originaire du Maryland, ingénieur en mécanique ainsi que consultant en management.

Il a mis en place dès 1910 un diagramme pour la gestion de plusieurs projets. Parmi les projets les plus connus, nous pouvons citer le barrage Hoover (sur le fleuve Colorado aux États-Unis) ou le système d’autoroutes interétats aux États-Unis. Son objectif était que les contremaîtres et autres superviseurs évoluant dans les chantiers puissent rapidement savoir si les productions en cours respectaient le planning, s’ils étaient en avance ou en retard… Ce qui demeure à ce jour l’un des éléments phares pour pouvoir maîtriser un projet.

🔔 _{Une petite anecdote ? Le premier diagramme de Gantt a été élaboré en 1896 par l’ingénieur polonais Karol Adamiecki dans le cadre de ses recherches en techniques de gestion et de planification.}

Mais c’est la version de ce diagramme réalisée quatorze ans plus tard par Henry Laurence Gantt qui a été définitivement adoptée dans les pays occidentaux, d’où son nom.

➖ Comment créer un diagramme de GANTT ? 

Concrètement, un diagramme de GANTT affiche le temps en abscisses et les tâches à réaliser en ordonnées.

⭕ Nous allons commencer par définir le calendrier du projet : le nombre de jours de travail pendant la semaine, le nombre d’heures de travail par jour, les périodes chômées, les périodes de vacances de l’équipe…

Par la suite, nous allons :

⭕ Identifier les tâches à effectuer au cours du projet (et éventuellement les sous-tâches) et leurs durées : une date début et une date fin pour chacune d’entre elles.

⭕ Lister l’ensemble des ressources disponibles et les assigner à chacune des tâches identifiées dans l’étape précédente.

⭕ Créer les interdépendances entre les tâches.

Chloé sourcille… C’est-à-dire les interdépendances ?

« Liaison début-début (DD) : Relation logique dans laquelle une activité successeur ne peut pas commencer avant qu’une activité prédécesseur n’ait commencé.

Liaison début-fin (DF) : Relation logique dans laquelle une activité successeur ne peut pas se terminer avant qu’une activité prédécesseur n’ait commencé.

Liaison fin-début (FD) : Relation logique dans laquelle une activité successeur ne peut pas commencer tant qu’une activité prédécesseur n’est pas achevée.

Liaison fin-fin (FF) : Relation logique dans laquelle une activité successeur ne peut pas se terminer tant qu’une activité prédécesseur n’est pas achevée. »

PMBOK® guide

À partir du moment où ces interconnexions sont clairement formulées, la vue d’ensemble sur le projet se précise de plus en plus. Cette étape est cruciale.

⭕ La notion de jalon est aussi importante : un jalon (ou Milestone) est un point ou un événement significatif d’un projet ; il n’a pas de durée. Il marque la réalisation d’un objectif intermédiaire. 

Pourrais-tu me montrer un exemple ? Tu sais bien que je préfère les images.

Oui, bien évidemment Chloé. Voici un modèle de Diagramme de GANTT pour le lancement d’un nouveau produit :

➖ Comment actualiser un diagramme de GANTT ? 

L’étape la plus délicate dans un diagramme de GANTT est sa mise à jour : il est crucial tout au long du projet de mettre en place un suivi rigoureux de manière à détecter les problèmes et conflits éventuels et apporter les corrections nécessaires en temps utile.

💡 Le saviez-vous ? Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels proposant une approche collaborative au GANTT pour une meilleure efficience, visibilité et pertinence. Au niveau de l’outil collaboratif Trello, il est aujourd’hui possible d’activer le Power-up Elegantt et de disposer ainsi d’un suivi à la GANTT.

Chloé me semble sceptique… Oui, tu as raison Chloé. Un suivi manuel est à mon sens risqué. N’aie pas de crainte, Jules s’est bien débrouillé sur ce plan.

➖ Avantages et inconvénients d’un diagramme de GANTT 

Malgré ses multiples avantages, ce diagramme comporte quelques inconvénients qu’il convient d’identifier avant sa mise en place.

Je vais commencer par les avantages :

🟢 Un diagramme de GANTT est visuel, il permet d’avoir une vie d’ensemble sur le projet : les différentes tâches, leur état d’avancement et les ressources affectées sont clairement identifiés, grâce à des codes couleur, assez souvent.

🟢 Il permet dès le début de clarifier l’enchaînement du projet : par où commencer ? Quel est l’ordre des tâches et des sous-tâches ? Y a-t-il un lien de causalité entre elles ? Et bien évidemment, la durée estimée pour chacune d’entre elles.

⚠️ Point de vigilance : Au lancement du projet, il est important d’être le plus réalise possible pour ne pas se retrouver rapidement en situation de reports, retards… mais aussi en dépassement de budget.

🟢 C’est un outil indispensable pour les membres de l’équipe projet : chaque collaborateur dispose d’une vue détaillée des responsabilités qui lui incombent, leur état d’avancement à tout instant, mais aussi celles des autres acteurs du projet. Qui fait quoi ? Et quand ?

En revanche, nous ne pouvons pas passer outre les inconvénients de ce dispositif :

🟠 Dès qu’un projet atteint une certaine taille, il devient assez compliqué de le monitorer avec un diagramme de GANTT. La multiplicité des tâches, les interdépendances, un nombre de ressources trop important peuvent venir à bout d’un GANTT.

Pour cela, il est préconisé de subdiviser le projet en sous-projets. Chacun des sous-projets sera suivi dans son propre diagramme et le suivi sera alors plus lisible et beaucoup moins complexe.

🟠 Le diagramme de GANTT ne présente qu’un seul aspect d’un projet et ne permet pas d’en avoir une vision globale et complète : les budgets, l’analyse des risques, la qualité du travail… Il est présent pour planifier le projet en termes d’échéances et répartition de tâches. Pas plus.

🟠 Il doit être constamment mis à jour. Comme mentionné plus haut, à défaut d’une mise à jour automatique, il sera d’un apport partiel pour la bonne conduite d’un projet.

Chloé, le diagramme de GANTT va faire partie de ton référentiel documentaire et te sera utile pour tous tes nouveaux projets.

Tu me parlais la dernière fois d’une nouvelle branche de #Reading4Kids que tu voudrais implanter dans des pays francophones en Afrique. C’est bien ça ?

Oui, j’ai envie d’offrir aux enfants des livres qui leur ressemblent, qui leur parlent, qui parlent de leur vie à eux, de leur quotidien.

Let your dreams come true 🎏