Mon intervention aujourd’hui sera relative à la charte d’un projet. Nous en avons souvent parlé lors de nos travaux autour de ta nouvelle collection Tous Ensemble !
En tant que rédactrice technique, je vais te décrire comment je conçois une charte de projet.
Élément clé du référentiel documentaire de #Readings4Kids, ce document technique va te permettre d’amorcer sereinement toute nouvelle initiative au sein de ta structure.
➖ Que veut-on dire par Charte de projet ?
« Élaborer la charte du projet est le processus consistant à développer un document qui autorise formellement l’existence d’un projet et donne autorité au chef de projet pour affecter des ressources de l’organisation aux activités de ce projet. »
PMBOK® guide
Une charte est l’acte de naissance d’un projet qui va officialiser son existence et lui donner les ailes pour s’envoler.
La charte d’un projet est rédigée lors de la phase d’initialisation que nous avons vue en détail dans mon article relatif au lancement.
Sous une forme réduite, la charte de projet pourra être appelée « Fiche de définition de projet ».
Contrairement à un cahier des charges, qui lui répondra à la question « Pourquoi ? », une charte de projet répondra elle à la question « Comment ? ».
➖ Pourquoi une charte de projet ?
Une charte de projet va permettre d’identifier les résultats attendus, l’impact que l’on vise et les ressources nécessaires.
La charte de projet appuie le processus de prise de décision. Tel un contrat, elle sera le moyen de déterminer le rôle de toutes les parties prenantes et par la même occasion, elle sera un outil de communication.
➖ Qui est responsable de la charte de projet ?
La charte de projet est un document émis par le commanditaire (le maître d’ouvrage) qui, une fois validé, donnera au chef de projet l’autorisation officielle de démarrer son travail.
Communément, il s’avère que c’est souvent le chef de projet, une fois sa lettre de mission en main, qui sera responsable de ce document technique.
Dans la pratique, il s’agira bien souvent d’une collaboration entre le commanditaire et le chef de projet.
Je sens que Chloé n’arrive plus à suivre… Ah, d’accord, j’ai compris… Tu ne saisis pas la signification d’un commanditaire ?
Concrètement :
⭕ Il exprime un besoin.
⭕ Il finance.
⭕ Il exploite le résultat du projet.
In fine, on s’apercevra que la charte sera la conséquence d’un travail collégial entre le commanditaire, le chef de projet et les autres intervenants autour du projet (les parties prenantes).
Au sein de #Reading4Kids, tu es le commanditaire et Jules est ton chef de projet. Dans le jargon du projectmanagement, Jules sera ta maîtrise d’œuvre (MOE). C’est lui va procéder au développement du produit ou à la réalisation du projet qui va répondre aux besoins de la MOA.
Concrètement :
⭕ Il réalise ou produit.
⭕ Il garantit une qualité de service.
⭕ Il maintient et fait évoluer.
⭕ Il fournit les indicateurs de performance.
💡 Le saviez-vous ? Le commanditaire ou la maîtrise d’ouvrage (MOA) est l’entité qui émet le besoin et décide du lancement du projet. C’est lui qui va prendre en charge le financement du projet, va assurer les responsabilités et faire usage du « livrable », du résultat de la mission.
➖ Quel est le contenu de la charte de projet ?
La charte permet d’avoir une vue d’ensemble sur le projet : elle établit sa direction, son organisation et sa mise en œuvre. Mais quel sera son contenu ?
La gestion du document
En quoi consiste la gestion d’un document ?
Comme tout document technique, la première partie du contenu de la charte consistera à définir :
⭕ Qui est l’auteur de la charte ?
⭕ Quel est l’historique des différentes versions ? Il est vivement conseillé de donner une brève description du changement effectué à chaque modification.
⭕ Qui sont les personnes qui sont habilitées à le relire, le modifier et/ou l’approuver ? Ainsi que leurs réserves et observations éventuelles.
À partir de ces éléments, il sera possible de rechercher le document technique, d’en contrôler les versions et d’en comprendre le workflow.
L’Executive summary
Cette partie sera le résumé : il s’agira d’un chapitre concis, synthétique et pédagogique. Par des mots-clés et percutants, l’objectif sera de donner une idée précise des tenants et aboutissants du projet.
Aperçu et organisation de la charte
Nous rentrons à mon sens maintenant dans le vif du sujet. Que doit contenir une charte de projet ? Quels sont ses éléments indispensables ?
▶️ L’objet : Spécifier la portée du projet. Nous allons tenter de répondre aux questions suivantes :
⭕ Quelles sont les principales caractéristiques et les fonctions qui qualifient ton nouveau produit ?
⭕ Quel est le périmètre précis de ton projet : quelles sont les activités visées et, par voie de conséquence, quelles sont celles qui ne sont pas traitées ?
Ta nouvelle collection Tous Ensemble :
– Elle a pour thème le vivre ensemble. Elle stimule la tolérance, l’ouverture et l’acceptation de la diversité dans le milieu scolaire. Elle ne vise pas à traiter des sujets de racismes, d’homophobies ou autres dans la vie professionnelle ou dans les quartiers difficiles.
– Elle ne vise que les trois tranches d’âge suivantes : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans).
▶️ Les objectifs : Ils doivent être chiffrés et les critères y afférents clairement identifiés.
Dans le cadre de cette section, nous allons clairement définir le but du projet en l’associant à des objectifs mesurables.
À chaque objectif, on identifiera un résultat opérationnel avec des critères d’évaluation précis.
Dans le cadre de #Reading4Kids, en plus de ta volonté de faire bouger les lignes, la finalité de la nouvelle collection Tous Ensemble ! est celle de diversifier ton offre.
À ce jour, ton produit phare a toujours été le livre scientifique dans la catégorie jeunesse. Ta cible actuelle, en termes de marché, est plutôt centrée sur les parents et le corps enseignant qui utilisent largement tes supports dans le cadre de leurs apprentissages, y apportant une touche ludique et pédagogue.
Avec la nouvelle collection Tous ensemble ! qui stimule la tolérance et l’acceptation de la diversité dans le milieu scolaire, tout en continuant à viser les parents et les enseignants, tu vas surtout chercher à capter les enfants et les adolescents.
En diversifiant ton offre, tu vas donc élargir ton champ d’action et viser une plus grande frange de la population.
Et n’oublie pas que je compte introduire la vente de livres numériques via ce nouveau projet. #Readings4Kids se doit d’être présente dans ce monde digital, d’autant plus en ciblant la jeunesse. Parfait Chloé, je rajoute cela à ta liste !
Nous pourrions démarrer par les objectifs suivants :
⭕ Diversifier l’offre de la maison d’édition #Reading4Kids
⭕ Introduire les livres numériques
⭕ Cibler de nouvelles tranches d’âge
Pour chacun de ces objectifs, l’équipe projet identifiera le résultat opérationnel escompté. Concrètement, pour ton premier objectif, l’attendu serait que la nouvelle collection représente X % de l’ensemble de tes collections. Les critères d’évaluation qui permettront d’estimer l’atteinte d’un objectif ou la concrétisation d’un résultat escompté devront aussi être indiqués.
Ne t’inquiète pas Chloé. Nous discuterons par la suite des X ou Y lorsque nous serons entre nous…
▶️ Le risque global : Cette section permet d’effectuer une évaluation rapide des risques relatifs au projet.
Pour chaque risque identifié, on effectuera une description relativement détaillée, sa probabilité d’occurrence (faible/moyenne/élevé), son incidence (faible/moyenne/élevé) et la solution prévue pour l’atténuer.
J’attire juste ton attention Chloé sur le fait qu’une analyse quantitative et qualitative des risques est effectuée dans le cadre de la phase de planification.
▶️ Un échéancier avec les principaux jalons : Nous allons lister de façon précise les différents jalons du projet. Un échéancier détaillé indiquera pour chaque jalon :
⭕ Le ou les livrables.
⭕ Le résultat attendu à la fin de chaque période.
⭕ Les collaborateurs affectés pour chacune des étapes.
Il s’agit là des grandes lignes. Mais en mettant en place ton diagramme de GANTT, tous ces éléments seront détaillés.
Chloé ne me paraît pas très rassurée. Autant elle est super soulagée, car la sélection des manuscrits est quasiment faite : dès le début du confinement, elle a parlé à ses auteurs de sa volonté d’éditer sa nouvelle collection. Son engouement et sa motivation ont été tels, que les textes ont afflué. Elle a l’embarras du choix maintenant !
En revanche, toutes ces dates et ces jalons — terme barbare qui ne lui dit pas grand-chose — ne semblent pas lui plaire.
Rassure-toi Chloé, Jules, ton nouveau chef de projet, a déjà entamé le diagramme de GANTT. Nous devrions valider le tout d’ici la fin du mois.
Ouf ! Chloé s’en réjouit.
▶️ Le budget à allouer au projet : Il va s’agir d’un résumé de l’ensemble des estimations des coûts pour toutes les ressources — humaines, matérielles et financières — qui seront nécessaires pour élaborer tous les produits livrables préalablement identifiés.
Il reste bien entendu que des ajustements seront effectués en cas de besoin tout au long du projet. L’aval de la gouvernance, membre des parties prenantes, sera bien évidemment nécessaire.
Je sais Chloé que tu prends au sérieux ce sujet. Elle me répond par un clin d’œil. Malgré son côté excentrique, Chloé ne badine pas avec les chiffres. Une gestion saine de sa maison d’édition est l’une de ses priorités. En plus des soirées Flamenco, bien sûr 💃
💡 Le saviez-vous ? L’estimation des coûts effectuée dans le cadre d’une analyse de rentabilité peut être utilisée comme base pour rédiger votre charte de projet.
▶️ Les produits livrables : Nous allons lister les principaux produits livrables qui devront être fournis dans le cadre du projet en vue d’atteindre les objectifs fixés. Et ici, j’entends aussi les documents à produire en interne.
À la fin de chaque jalon identifié dans le diagramme de GANTT sera attendu un livrable, un produit ou un service avec sa description, ses critères d’acceptation et son échéance.
▶️ La liste des principaux intervenants : Nous allons ici décrire l’organisation du projet.
En plus d’une description détaillée des deux principales parties prenantes du projet : sa gouvernance et les membres de l’équipe projet, nous allons tracer de façon précise leurs rôles et responsabilités.
Les différents comités agissant autour du projet devront de même être clairement identifiés.
Il est à noter que le PMBOK® guide nous indique que :
« Pour augmenter les chances de succès, le processus d’identification et d’engagement des parties prenantes doit commencer le plus tôt possible après l’approbation de la charte du projet, la désignation du chef de projet et la création de l’équipe ».
PMBOK® guide
Je te rassure Chloé, le travail a été effectué par Jules. Je trouve que le #teletravail lui a réussi… Qu’en penses-tu ? Tu pourrais prolonger cette organisation pour certains de tes collaborateurs, non ?
Chloé me paraît dubitative… Apparemment, le #teletravail ne lui a pas convenu 🤔
▶️ Qui est le chef de projet ? Nous venons juste d’en parler, Jules a été choisi au sein de ton équipe pour lancer la nouvelle collection Tous Ensemble !
Dans cette section de la charte, nous allons lister ses attributions et ses niveaux de responsabilité et d’autorité. Plus ces éléments seront précis, mieux il arrivera à manager l’équipe et répondre aux exigences de la gouvernance du projet.
▶️ Les critères de réussite du projet : Nous allons répondre aux interrogations suivantes :
⭕ Quels sont les éléments qui vont définir la réussite du projet ?
⭕ Qui va définir que ton projet est réussi ?
⭕ Qui valide cette réussite ?
Ces trois questions paraissent toutes simples, mais en réalité elles sont cruciales et y répondre de façon précise et objective sera l’un des éléments clés dans la bonne réussite de ton projet Chloé.
▶️ Les critères de clôture du projet : Ici, nous allons déterminer quelles seront les conditions à respecter pour pouvoir officiellement décider que le projet est clos ou annulé.
Et je te rassure Chloé, les différentes parties prenantes autour de ton projet ont bien confirmé que malgré #covid19, ta nouvelle collection Tous Ensemble a toutes les chances de paraître dans les mois à venir. Soulagée ?
