Comment piloter un projet đ«
LâĂ©tau se resserre⊠Maintenant, plus dâun tiers de la population mondiale est appelĂ©e Ă se confiner.
Nous sommes face Ă une Ă©pidĂ©mie planĂ©taire. Personne nâest prĂȘt. Nous nous sentons infiniment petits, totalement dĂ©munis.
En revanche, la consigne est claire : de la patience et de la prudence.
Nous avons dĂ©cidĂ© ChloĂ© et moi de ne pas nous arrĂȘter. De continuer. De continuer Ă poursuivre son rĂȘve : Publier la nouvelle collection jeunesse Tous ensembleâ! dont voici le lancement.
Mais en prenant les mesures nécessaires. En respectant les directives.
Avec ChloĂ©, aprĂšs une phase dâincertitude pendant laquelle nous Ă©tions passablement dĂ©stabilisĂ©es, nous sommes actuellement sur la mĂȘme longueur dâonde :
â #teletravail pour tout le monde đĄ
â Le plan de continuitĂ© dâactivitĂ© de #Readings4Kids a Ă©tĂ© enclenchĂ©.
â Une cellule psychologique a Ă©tĂ© mise en place par le groupe de maisons dâĂ©dition auquel appartient #Readings4kids.
â Et nous nous efforçons de continuer nos actions autour de la nouvelle collection Tout Ensembleâ! tout en nous adaptant.
Beaucoup de sang-froid, pas mal dâempathie et un zeste de folie (Ă petite dose tout de mĂȘmeâŠ) et nous arriverons Ă mener Ă bon port notre projet. Quelle que soit lâĂ©chĂ©ance. Notre objectif reste notre santĂ©, celle de nos proches et celle de tous les collaborateurs de #Readings4Kids.
Nous ne baisserons pas les bras đȘ
Je continue mes obligations professionnelles de chez moi et demeure en contact permanent avec mes clients. Avec Chloé, dans le cadre de ma mission de rédaction de la documentation technique ainsi que la consolidation des reportings autour du projet, nous nous remettons au travail.
Nous allons maintenant mettre en place les bases dâun processus crucial dans le cadre de tout projet : celui de la maĂźtrise, dixit PMBOKÂź guide.
MaĂźtriser un projet, vous ditesâ?
Toujours selon le PMBOKÂź guide :
«âMaĂźtriser le projet est le processus qui consiste Ă suivre, passer en revue et communiquer lâavancement global par rapport aux objectifs de performance dĂ©finis dans le plan de management du projet.â»
PMBOKÂź guide
Le rĂŽle de ce processus est crucial dans un projet : câest celui de garantir une surveillance tout au long de son cycle de vie.
Lâobjectif est de pouvoir rĂ©pondre Ă tout alĂ©a et attĂ©nuer tout problĂšme potentiel :
đč En mettant Ă jour, si nĂ©cessaire, le Plan de Management de Projet, lâun des documents phares du process global.
đč En modifiant et ajustant les activitĂ©s de lâĂ©quipe projet et si besoin les interventions des parties prenantes.
đč En donnant des rĂ©ponses concrĂštes et rĂ©alisables.
Quels sont les diffĂ©rents processus autour du pilotage dâun projetâ?
Contrairement aux autres processus prĂ©cĂ©demment dĂ©crits dans mes articles, Ă savoir Comment rendre la planification de son projet plus fun et Comment donner vie Ă un plan dâaction, le processus de maĂźtrise sâĂ©tale tout au long du projet.
Il est lĂ pour sâassurer quâil nây a pas dâĂ©cart entre la planification et lâexĂ©cution, pour suivre, rĂ©viser et ajuster si nĂ©cessaire. Il suit la performance de rĂ©alisation de tous les sujets : le pĂ©rimĂštre du projet, la gestion des risques, la communicationâŠ
Concernant la nouvelle collection, Tous ensemble, nous aurons Ă gĂ©rer en prioritĂ© les modifications au niveau de la maĂźtrise de lâĂ©chĂ©ancier.
Oui, plein dans le mille đŻ Nous devons revoir lâĂ©chĂ©ancier du projet. Câest la prioritĂ©.
En revanche, les semaines à venir sont si incertaines que nous convenons de faire des points hebdomadaires concernant ce sujet spécifiquement.
Dâailleurs, lâautre question qui va se poser est celle de savoir si les trois «âmini-collectionsâ» seront maintenues. Le pĂ©rimĂštreâ! Vu le contexte actuel, il serait peut-ĂȘtre opportun de rĂ©Ă©valuer le nombre de livres Ă Ă©diterâ?
Il faudra aussi veiller Ă ce que le thĂšme phare de la collection, Ă savoir le rĂ©veil des consciences aux problĂšmes de discrimination, soit bien adaptĂ© aux prĂ©occupations actuelles de notre population cible, les trois tranches dâĂąges suivantes : les 0-6 ans, les 7-13 ans et les ados (plus de 13 ans). Ces enfants et adolescents sont passĂ©s par des moments dâincertitude, anxiogĂšnes pour certains. Tout ceci devra ĂȘtre pris en compte dans les contenus.
En un mot, le pĂ©rimĂštre doit ĂȘtre reconsidĂ©rĂ© en fonction des donnĂ©es actuelles qui sont bien diffĂ©rentes de celles avec lesquelles le projet a Ă©tĂ© lancĂ©.
En matiĂšre de maĂźtrise des coĂ»ts, il ne faut pas oublier que les capacitĂ©s financiĂšres de #Readings4Kids ne seront pas tout Ă fait les mĂȘmes dans les semaines, voire les mois Ă venir.
En effet, les collections actuelles sont impactĂ©es. La quasi-totalitĂ© des manifestations professionnelles ou grand public a Ă©tĂ© annulĂ©e. Les prĂ©visions sont Ă revoirâ; des dĂ©cisions devront ĂȘtre prises trĂšs bientĂŽt dans ce sens.
Et vos approvisionnements ChloĂ©â? Comme une grande partie des maisons dâĂ©dition spĂ©cialisĂ©es en littĂ©rature jeunesse, #Readings4Kids faisait imprimer ses ouvrages en Chine.
Les imprimeurs chinois sont en effet connus pour leur savoir-faire notamment pour les livres de type Pop-up qui sont spĂ©cialement apprĂ©ciĂ©s chez cette maison dâĂ©dition.
DĂšs la fin du mois de dĂ©cembre, les commandes en Chine ont Ă©tĂ© annulĂ©es et lâĂ©ditrice sâest retournĂ©e vers le marchĂ© local. Or, actuellement, câest en Europe que la crise est Ă son summum. Un retour vers le fournisseur chinois devra-t-il ĂȘtre envisagĂ©â?
Oui, je sais ChloĂ©, je te pose beaucoup trop de questions⊠Mais nous nâavons pas le choix. Une revue de tous ces sujets est prioritaire. Le Plan de Management de Projet est Ă revoir dans sa globalitĂ©.
Tu dois aussi maintenant te référer aux parties prenantes du projet. Tu te dois de maßtriser leur engagement et adapter tes stratégies et tes plans avec leur complÚte adhésion.
Les besoins en information, surtout en période de crise, sont cruciaux. La maßtrise de tes communications fait aussi partie de tes prérogatives.
Et bien Ă©videmment, maĂźtriser tes ressources. LâĂ©quipe projet doit se sentir soutenue. Ta prĂ©sence auprĂšs dâeux doit ĂȘtre rassurante, sĂ©curisante.
Et maintenantâ?
Car, oui, nous devons continuer Ă travailler, mais nous devons aussi trouver le moment pour souffler, pour nous interroger.
Oui, câest le moment de faire un arrĂȘt sur image. Quâest-ce qui nâa pas marchĂ©â? Est-ce que cette pandĂ©mie ne serait pas lĂ pour nous obliger Ă nous interroger par rapport Ă notre quĂȘte du chiffre, notre obsession de lâexcellence, nos business plans…
Quelles sont nos prioritĂ©sâ?
Un retour Ă lâĂ©quilibre entre notre vie professionnelle et notre vie privĂ©eâ?
Un retour Ă la natureâ? đïžđ»
Un retour aux relations humaines avec nos voisins, nos prochesâ?
Un simple sourireâ?
Je laisse ChloĂ© scotchĂ©e. Elle a besoin tout dâun coup de mĂ©diter⊠đ§
Ă la semaine prochaine. Prenez soin de vousâ!